ما الفرق بين المحضر والتقرير
ما الفرق بين المحضر والتقرير، يعد المحضر والتقرير من الانواع الهامة في تدوين البيانات والتي تختلف عن بعضها البعض في الاهداف والاعداد وعادة ما تمر بعض المصطلحات والأسماء من أذن الشخص، لكنه قد لا يعرف الغرض منها ومعناها، وقد يتشابه مصطلحان في الاسم، ولكنهما يعبران في معناهما عن شيئين مختلفين تمامًا، ويمكن إدخال بعض هذه المصطلحات في حياة الإنسان بشكل أو بآخر وعليه أن يعرف معانيها وأن يتعلم عنها بشكل أو بآخر هو أكبر وأعمق، ويهتم في هذا المقال بتعليمنا وشرح الفرق بين المحضر والتقرير، بالإضافة إلى تعريف كل منهما وبيان مراحل إعداده.
ما الفرق بين المحضر والتقرير
يتكون الفرق بين المحضر والتقرير من عدة نقاط سيتم شرحها على النحو التالي
- المحضر ليس سوى وسيلة للمعلومات، حيث يعرضها ضابط الأمن على رئيسه أو لمن هو أعلى منه لإبلاغه أو إخطاره بمشكلة معينة أو بحدوث مشكلة معينة، ويمكن تحريرها من قبل ضابط شرطة قضائي أو غيرهم، ولكن لا يمكن للمحضر أن يُطلق سراحه، لكن له صفة ضابط في الضابطة العدلية.
- يمكن أن يكون التقرير شفويًا فقط، بينما يكون السجل دائمًا كتابيًا فقط.
- نطاق المحضر واسع بحيث يستقطب كل ما يمكن تحقيقه من قبل الشخص الذي يعدله، وذلك بجمع معلومات عن الجريمة وامتلاك رأي شخصي يعبر عن رأي كاتبها أما الملف فهو نطاقه محدود وهو فقط الذي يثبت الجريمة ويقتصر دائمًا على المشاهدة والتسجيل.
- المحاضر وسيلة داخلية للمعلومات، بينما المحاضر وسيلة رسمية للإثبات، ويجب أن يفي المحضر بعدة شروط حتى يكون صحيحًا، لكن التقرير يتمتع بمرونة كبيرة من حيث كيفية إعداده.
ما هي النسبة والتناسب
بعد تحديد الفرق بين الدقائق والتقرير، سنتعرف أكثر على ماهية التقرير، حيث يتم تعريف التقرير بأنه أحد أهم وسائل الاتصال والتواصل الفعال المستخدمة بين وحدات النشاط من مختلف التخصصات وهو عرض مكتوب يتضمن مجموعة من البيانات الخاصة المتعلقة بالموضوع ماذا، والتقرير يتضمن اقتراحات وتوصيات تتناسب مع نتائج التحليل، ويعتبر التقرير وثيقة مرسلة إلى جهة معينة لغرض معين، يتم فيه عرض إحدى القضايا أو المشكلات المهمة، بحيث يتم تقديم التقرير تناقشها وتعرض القضايا بطريقة منظمة وإرفاقها بمجموعة من الاقتراحات المناسبة ويمكن للتقرير أداء أربع وظائف مختلفة في وقت واحد، وهي أداة تحكم تضمن أن جميع الإدارات تعمل بشكل صحيح وتوفر المعلومات وتوفر التحليل و يقنع الآخرين بالعمل.
خطوات كتابة التقارير
أما بالنسبة لمراحل كتابة التقرير فهي تتبع سلسلة من الخطوات المحددة للوصول إلى الشكل النهائي للتقرير، ومراحل كتابة التقرير هي كما يلي
- في البداية يقوم كاتب التقرير بصياغة موضوع وسؤال بحث، وهي الخطوة الأولى والأكثر أهمية بين مراحل كتابة التقرير، وفي حالة عدم وجود المشكلة قد تفشل الكتابة ويكون من الضروري التركيز على الملاحظات حول موضوع معين أو مشكلة معينة حتى لا يتحول التقرير إلى قصة.
- المرحلة الثانية يجب على معد التقرير توسيع الإطار النظري وقبل البدء في كتابة التقرير يجب أن يقرأ المزيد عن المشكلة المقصودة وكذلك الاستفادة من خبرات المتخصصين والأبحاث السابقة حتى يتمكن من تركيز انتباهه على الأطروحة التي سيتم إثباتها في الملاحظات، وكذلك الحجج الداعمة للأطروحة.
- المرحلة الثالثة هي تحديد نطاق العمل بحيث يذكر موقع البحث أو الدراسة الميدانية والفترة الزمنية التي أجريت فيها الدراسة، وكذلك الأساليب المستخدمة.
- بعد اجتياز المراحل النظرية، ينتقل المدرب لبدء البحث الميداني، لذلك يزور الميدان لتدوين الملاحظات مرة أو أكثر، وتسجيل الملاحظات، وإجراء المقابلات وتسجيل الانطباعات.
- أخيرًا، اكتب تقارير ميدانية تغطي جميع الخطوات السابقة مع ارتباط جيد بالأفكار وبطريقة منظمة.
ما هي أنواع التقارير
معرفة الفرق بين الدقائق والتقرير يؤدي إلى التعرف على الأنواع المعروفة للتقارير، حيث أن للتقارير عدة أنواع منها
- تقارير قصيرة.
- التقارير العلمية.
- التقارير الادارية.
- التقارير الهندسية.
- التقارير البحثية.
- التقارير الميدانية.
- والتقارير الجنائية.
انواع السجلات الادارية
يُعرَّف السجل الإداري بأنه مستند إداري رسمي من جهة رسمية، يتم من خلاله توضيح الأحداث والوثائق من قبل أحد الأمناء أو لجنة التحكيم والوكلاء المختصين، لمعرفة وقائع الاجتماع الإداري، ويتضمن مجموعة بيانات مثل اسم المحرر ووصفه وتوقيعه من جهة واسم صاحب السجل وتوقيعه، بالإضافة إلى وصف دقيق لوقائع المحضر، ويمكن أن يكون السجل فقط يعدها ويحررها شخص ذو صفة رسمية ينص عليها القانون، على سبيل المثال، محضر الشرطة والجمارك، لأنه مستند رسمي وحجة قاطعة على الوقائع الواردة فيه ولا يمكن إلغاؤها أو تعديلها.
مت هي مكونات المحضر
تتكون الدقائق غالبًا من ثلاثة عناصر رئيسية
- المقدمة تبدأ بالمقدمة التي يتم فيها ذكر بعض المعلومات المهمة والأساسية مثل الوقت والتاريخ والمكان الذي تم فيه تحرير المحضر والغرض والغرض من هذه الدقيقة بالإضافة إلى اسمها ورقمها ووصفها الذين حضروا الاجتماع.
- جوهر الموضوع ثم يدخل في صلب الموضوع الذي يدور حوله المحضر، بحيث يعرض المعلومات والقرارات والاقتراحات التي تمت مناقشتها ومناقشتها في المحضر، ولكن يتم تقديمها بطريقة متسلسلة وموضوعية الطريقة، والجدول الزمني للاجتماعات يأخذ في الاعتبار التسلسل المنطقي للأفكار.
- الخلاصة بعد ذلك ينتقل المحضر إلى ختام المحضر، ويدخل فيه تاريخ وساعة استكمال المحضر، ويكتب المراسل اسمه ويرفق توقيعه، وكذلك الحصول على التوقيع من المشاركين.
كيفية تحضير المحضر بالخطوات
بالإضافة إلى الخوض في بيان حول الاختلاف بين المحضر والتقرير وبيان طبيعة المحضر ومكوناته، لا بد من ذكر خطوات إعداد المحضر
- يتولى الرئيس أو المدير مهمة إعداد جدول الأعمال لمناقشته في المحضر.
- تتم معالجة بيانات الإدخال وتسجيلها.
- تتم كتابة أي عمل جديد للمناقشة ويغطي أي موضوع غير مدرج في جدول الأعمال.
- ثم ابحث عن عنوان مناسب لكل بند تمت مناقشته والمناقشات التي دارت حوله.
- يتم اتخاذ القرارات ويتم التصويت على الأمور التي تمت مناقشتها حيث يتم فرز الأصوات وفرزها.
- وكل هذا مع التنبه إلى سرعة وإيجاز سرد الدقائق وقلة العمق والطول في السرد.
- ويختتم كل هذا بختم مناسب يرفق ويختتم المحضر.
