صفات السكرتير الناجح
صفات السكرتير الناجح، تعد وظائف السكرتارية مهمة للغاية لكونها تعمل على تنظيم وتنسيق البيانات ومعالجتها وفق المهام المطلوبة حيث أن هذه الوظيفة هي الرابط الرئيسي بين الإدارة التي يمثلها صاحب العمل أو الرئيس، وبين العمل فريق العمل والموظفين، وهو الذي يدرك الرؤى المتعلقة بثقافة الشركة واتجاهها المستقبلي، وهو أيضًا وظيفة عامة موجودة في جميع المجالات تقريبًا، بما في ذلك الاقتصاد والسياسة والهندسة والتجارة ونظراً لأهميته، يستعرض أهم صفات السكرتير الناجح.
وظيفة وواجبات السكرتير
تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري – كما يطلق عليه – في تسهيل الاتصالات داخل المكتب الإداري والتفاعلات الميدانية مع الموظفين والجمهور، بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات، وتحديد أولويات المهام، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين وكذلك المساءلة وتحويل المكالمات الهاتفية، وبما أنها وظيفة فأنت بحاجة إلى مجموعة متنوعة من المهارات الشخصية والعملية على حد سواء، ويجب أن يكون السكرتير موظفًا جديرًا يتمتع بخبرة واسعة في مجاله المهني.
صفات السكرتير الناجح
يتميز السكرتير الناجح في وظيفته ببعض الخصائص المهنية والشخصية التي تجعله قادرًا على تلبية متطلبات تلك الوظيفة متعددة المهام، خاصة أنه من النوع الذي يحتاج إلى متابعة مستمرة لمتطلبات العمل العاجلة والموظفين فيما يلي أبرز صفات السكرتير الناجح
الكون المثالى
من الضروري أن يكون السكرتير قادراً على تطبيق نظام دقيق فيما يتعلق بالمهام اليومية الرئيسية والثانوية، والسكرتير ذو الخبرة يعرف كيفية تصميم أنظمة جيدة وبسيطة لضمان هذا النظام الدقيق الذي يجعله يوفر الوقت والجهد لإكمال المهمة سواء كان ذلك على الورق أو عبر الكمبيوتر، فإن التنظيم مهم للغاية خاصة عند جدولة الاجتماعات أو إدارة جداول المديرين أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.
احتفظ بملاحظات دقيقة
دائمًا ما تظهر المعلومات المهمة للشركة ومدير الأعمال في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية، ويعرف السكرتير الناجح كيفية الاحتفاظ بملاحظات تفصيلية لما يحدث حتى يمكن تها لاحقًا دون نسيان، مثل الجدول الزمني المحدد، واقتراحات الشركة، معلومات الطوارئ للإدارة، إلخ.
لديه مهارات اتصال
يقال إن السكرتير الناجح هو البوابة والمتحدث باسم الشركة، لذلك يجب أن يتمتعوا بمهارات اتصال ممتازة خاصة عند التواصل مباشرة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء، ولديهم القدرة على إنشاء كلمات في رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والمكالمات الهاتفية.
الإدارة وحل المشكلات
في كثير من الحالات يتعرض السكرتير بشكل خاص لضغوط العمل الناتجة عن ظهور المشاكل سواء الإدارية الملحة أو المتعلقة بموظفي الشركة أو العملاء، وبالتالي يجب أن يكون لديه القدرة على حل هذه المشاكل وتوجيهها من أجل تسهيل إدارة التعامل معهم حيث أن هناك قضايا تتطلب جدولة مواعيد طارئة أو التعامل مباشرة مع أصحاب المشكلة.
القدرة على الكتابة
قد تبدو خاصية واضحة ولكنها خاصية ضرورية للغاية لوظيفة السكرتارية، يجب أن يتميز السكرتير الجيد بالقدرة على الكتابة بتوازن لغوي كبير يسمح له بإدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالقواعد التي تؤكد جودة الشركة، بالإضافة إلى قدرته على الكتابة بسرعة، وذلك لأن معظم مهامه مرتبطة بهذه المهارة من حيث كتابة الرسائل، ورسائل البريد الإلكتروني، وة العقود، وما إلى ذلك.
توقع احتياجات الطوارئ
يتميز السكرتير الناجح بمهارته في توقع ما قد يحتاجه المستقبل في حالة الطوارئ، بحيث لا يكون هناك نقص مفاجئ في مورد أو عمل يسبب خسارة كبيرة.
لديك مهارات فنية
خاصة في هذا العصر، يحتاج السكرتير إلى امتلاك قدر لا بأس به من المهارات الفنية الأساسية، مثل إدارة برامج Microsoft Office، وفي بعض الأحيان تتطلب بعض مهن السكرتارية معرفة سطحية أو قوية ببرامج Adobe، بالإضافة إلى القدرة على تصفح وإجراء الدراسات من الثقة مصادر.
المسار الوظيفي لمهنة السكرتارية
وظيفة السكرتير ليست مهنة منفصلة في حد ذاتها، بل يمكن اعتبارها درجة وظيفية موجودة في معظم المهن، خاصة تلك المتعلقة بالإدارة والمحاسبة في مجالات التعليم والاقتصاد والهندسة وما إلى ذلك، إلخ فإذا جاء منصب السكرتير بعد تخصص للوظيفة، فإنه يعتبر درجة مهنية ممكنة تمت ترقية صاحبها ليصبح مساعدًا إداريًا أو منسقًا إداريًا أو مساعدًا تنفيذيًا، ليكون قادرًا على أن يصبح مدير مكتب، ومع تزايد أهمية هذه المهنة، هناك تخصص يتعلق بها على وجه التحديد في المعاهد والجامعات.
أنواع السكرتارية
تولي الشركات ومؤسسات العمل أهمية كبيرة لمنصب السكرتير نظرا لأهمية وظيفته وهي حلقة الوصل بين الإدارة والموظفين والعملاء، والسكرتير الناجح له تأثير كبير على زيادة الإنتاجية وتعزيز بيئة إيجابية داخل الشركة من خلال إدارة الوقت والجداول الزمنية وتنظيم المهام والميزانيات هناك أنواع رئيسية يمكن أن تدخل في مهنة السكرتارية ويمكن تصنيفها على النحو التالي
- السكرتير التنفيذي المعروف أيضًا باسم المساعد الإداري أو التنفيذي، ومن أبرز مهامه العمل الكتابي والتنظيمي وتنظيم الاجتماعات والمكالمات وكتابة التقارير والإشراف على الموظفين كممثل للإدارة، وهو من أكثر وظائف الأمانة شيوعًا.
- سكرتير المكتب تعتبر هذه الوظيفة أيضًا واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا وتتعلق باستخدام المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف، فضلاً عن إدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية مع أصحاب العمل.
- السكرتير القانوني يظهر هذا النوع في مكاتب المحاماة أو مكاتب المحاسبة القانونية، وتتمثل واجبات السكرتير في الوظائف المكتبية، وإعداد التقارير والوثائق القانونية وإعدادها لعرضها على المحكمة أو العملاء.
- السكرتير الطبي يظهر هذا النوع في المؤسسات الطبية كالمستشفيات والعيادات، ومن أهم مهام السكرتير جدولة المواعيد مع المرضى وإجراءات استكمال النماذج والملفات الطبية.
المهارات الأساسية لسكرتير الناجح
يجب أن يمتلك السكرتير عددًا من المهارات الأساسية التي تجعله متميزًا في منصبه ويكون قادرًا على تلبية متطلبات تلك المهنة بشكل فعال، وفيما يلي أهم تلك المهارات الشخصية والمهنية التي يحتاجها السكرتير بنجاح
- الاتصال الشفوي والكتابي.
- المهارات الفنية وبرامج الكمبيوتر.
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- التفاوض الفعال.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- حل المشاكل.
كيف تصبح سكرتير ناجح
ليس هناك شك في أن بناء أساس متين لشركة ناجحة يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتير ناجح يمكنه التعامل مع مختلف المهام بدقة، ولكي تكون سكرتيرًا ناجحًا في أي مجال مهني، يجب أن يمتلك المرء تلك الصفات التي سبق ذكرها في بالإضافة إلى خاصية ضرورية وهي الصدق والأمانة، لأن الأمانة العامة تعتبر البوابة الرئيسية للمعلومات التي تأتي إلى الإدارة وصاحب العمل، وهناك خصائص رئيسية أخرى مثل تطوير خطط تنظيم الأعمال ومهارات حل المشاكل إن المهارة المهمة للغاية هي التطوير المستمر والتعلم ومواكبة كل ما يحدث في العمل، حتى لو كان يتطلب تعلم مهارة فنية أو شخصية جديدة.
