يتكون التقرير من ثلاث أجزاء رئيسية هي
يتكون التقرير من ثلاث أجزاء رئيسية هي، التقرير هو عبارة عن نموذج لوثيقة مكتوبة، ويتم تدريسه في المناهج التعليمية، ويستخدم في الدوائر الحكومية، وهناك اجزاء رئيسية للتقرير، وهي تعتبر فن التقرير من الفنون الإدارية المهمة التي تساعد المسؤولين والأفراد على إدارة شؤون عملهم واقتراح الاستنتاجات والتوصيات المبنية على أسس علمية سليمة، التقرير وأنواعه وأهم عناصره الأساسية.
ما هو فن كتابة التقارير
في المناهج والدوائر الأكاديمية، هناك تداخل بين مفاهيم المقال والتقرير، حيث أن استخدام الكلمتين قابل للتبادل، حيث يعرض التقرير الموضوعات والأوراق التجارية والعلمية والتقنية بشكل مفصل، بينما يستعرض المقال الحجج ويسعى إلى الاستدلالات والتوضيحات لأن التقرير يركز على البيان الرسمي للحقائق، بينما التقرير عبارة عن وثيقة، صغيرة موجهة إلى جمهور محدد ولغرض محدد، بالإضافة إلى تحديد المشكلة بشكل عام والعمل على تحليلها، وغالبًا ما يقدم مجموعة من التوصيات للعمل التالي ويجب أن يكون دائمًا منضبطًا جيدًا ومنظمًا وواضحًا.
أهم مميزات كتابة التقارير
لكتابة مقال جيد دون عيوب، عليك اتباع الخطوات التالية التي تضمن لك مقالة عالية الجودة
- يجب أن يكون هناك عنوان مناسب لكل تقرير اعتمادًا على طبيعة المحتوى.
- يجب أن يكون التقرير قابلاً للقراءة من قبل شخص عادي ويجب أن تكون لغته مفهومة.
- يجب إعداد التقرير وتقديمه في غضون فترة زمنية قصيرة أو خلال فترة زمنية محددة.
- يجب أن يكون التقرير دقيقًا وموضوعيًا ومحددًا.
- يجب فقط تضمين البيانات والمعلومات الدقيقة ذات الصلة بالتقرير.
- يجب أن يوفر التقرير المعلومات للأشخاص المعنيين فقط.
- الاهتمام بتنسيق التقرير وكتابة محتواه بالتسلسل.
- يجب أن يقدم التقرير شرحًا لجميع التفاصيل المتعلقة بالموضوع.
- ينبغي النظر في تكلفة إعداد التقرير.
- تحديد وتيرة التقارير وكيفية عملها.
- يجب أن يكون هيكل التقرير جذابًا ويجب ألا يكون الأسلوب مملاً للقراءة.
- يجب أن يتضمن التقرير المعلومات الحديثة فقط.
يتكون التقرير من ثلاث أجزاء رئيسية هي
ويتكون التقرير من ثلاثة أجزاء هي المقدمة وجوهر المشكلة والخاتمة، حيث يعتبر التقرير وسيلة اتصال تساعد على تحقيق الضبط والمتابعة وة والتقييم بناءً على الخطة المعدة، وفق سياسات المنظمة التي تسعى جاهدة لتحقيق أهدافها وتطلعاتها.
ما عناصر التقرير
تضمن عناصر التقرير أن التقرير مزدهر وقادر على إقناع الناس من خلال المعلومات الدقيقة التي يقدمها، سواء في طريقة العرض أو من خلال المعلومات المذكورة في التقرير قدمت الفكرة، فيما يلي نذكر العناصر المهمة للتقرير لبناء مقال عالي الجودة
- العنوان يعطي العنوان فكرة بسيطة ومختصرة عن الموقف الذي يريد الكاتب تقديمه، العنوان هو الواجهة الرئيسية للتقرير وهو أحد عناصر الجذب المهمة لدفع القارئ إلى مواصلة القراءة.
- الملخص يقدم التقرير ملخصًا بسيطًا للموضوع بحيث يعطي فكرة عن مبادئه حول المحتوى المقدم، بحيث يكون موجزًا وواضحًا، ويتم تقديمه بلغة سهلة الفهم يمكن لأي شخص فهمها.
- المقدمة المقدمة هي الجزء الأول من عناصر التقرير وهي الجزء التمهيدي منه، فهي تقدم لمحة موجزة عن قيمة الموضوع، والتي تتضمن ترتيب توضيح تفاصيل محتوى التقرير.
- المحتوى يقدم التقرير محتوى متنوعًا من الدراسات والحقائق، بناءً على تسلسل متماسك مع وجود أجزاء من التقرير، مع مراعاة ترتيب الأحداث والنقاط التي تربط الأهمية بينها، والتي تكون في محتوى يتضمن مجموعة من الترجمات والعناوين.
- الاستنتاجات هي مجموعة من الاستنتاجات التي يتم استخلاصها من التقرير، لذلك يجب أن تكون هذه الاستنتاجات واقعية ولها منطق مبرر، كما يجب أن تكون الاستنتاجات منطقية ومثبتة، بعيدًا عن التأثير على النتائج وتقديم المشورة والإرشاد حول كيفية المضي قدمًا.
- التوصيات وهي من المراحل المهمة والأخيرة التي تقترح بعض الحلول التي تناسب الجميع وتساعد على تجاوز مشكلة البحث وعدم تكرارها مرة أخرى.
- الملاحق الملاحق هي الدليل الواضح الذي يوضح استكمال المعلومات في التقرير، بالإضافة إلى معرفة النتائج والتوصيات وجميع الاستنتاجات المتعلقة بالتقرير، وفي كثير من الأحيان يرغب الجمهور المستهدف فقط في رؤية هذه الملاحق.
ما أنواع التقارير
هناك العديد من أنواع التقارير التي تختلف من حيث المهام والوظائف، فيما يلي نذكر أهم أنواع التقارير المعروفة
- التقارير الرأسية أو الجانبية.
- التقارير الداخلية أو الخارجية.
- التقارير الدورية.
- التقارير الرسمية أو غير الرسمية.
- تقارير قصيرة أو طويلة.
- تقارير إعلامية أو تحليلية.
- تقرير العرض.
- تقارير وظيفية
أبرز خطوات كتابة التقرير
فيما يلي نستعرض الطريقة التي يتم بها إعداد التقارير بشكل صحيح ودقيق
- تحديد “الاختصاصات” لاتخاذ قرار بشأن الاختصاصات لتقريرك من خلال قراءة التعليمات الخاصة بك أو قراءة أي مصدر للمعلومات التي حصلت عليها حول التقرير، مع التركيز على فكرة كتابة الغرض أو الدافع لكتابة التقرير .
- حدد الإجراءات ماذا يعني التخطيط للتحقيق أو البحث وكيف سيتم كتابة التقرير.
- العثور على المعلومات الصحيحة أحد الأشياء المهمة التي يجب الاهتمام بها هو العثور على المعلومات التي تحتاجها لتقريرك.
- تحديد الهيكل هناك عدد من الهياكل التي تساعد في تطوير التقارير حيث أن لها هيكل مماثل ولكن قد يكون لها اختلافات طفيفة.
- صياغة الجزء الأول من تقريرك بمجرد أن يكون لديك الهيكل الخاص بك، فمن المهم كتابة العناوين الخاصة بك ثم البدء في ملئها بالمعلومات التي جمعتها حتى الآن.
- تحليل النتائج يساعدك التحليل على استخلاص النتائج، الاستنتاج هو المكان الذي تحلل فيه نتائجك وتفسر ما وجدته.
- تقديم التوصيات تقديم التوصيات التي يمكن أن تكون سببًا لحل المشكلة.
- صياغة وجدولة الملخص التنفيذي هذا هو السبب في أن بعض التقارير يجب أن تحتوي على ملخص تنفيذي أو جدول محتويات متاح، على الرغم من أن هذين القسمين يقتربان من بداية التقرير، فلن تتمكن من العمل بهما حتى تنتهي من ذلك هذا، تم الانتهاء من الهيكل وجمع جميع التوصيات.
- اعمل على تجميع قائمة بجميع المستخدمة.
- والتدقيق مسودة التقرير.
ما مكونات التقرير
فيما يلي نستعرض أهم مكونات التقرير والتي تضمن بناء تقرير متكامل من حيث المكونات الأساسية والهيكلية التي تساعد على كتابة التقرير وتقديم المعلومات كتابةً، وفيما يلي أهم مكونات التقرير
- مقدمة
- صفحة عنوان الكتاب.
- صفحة للرسالة المصاحبة للتقرير.
- ملخص إداري.
- مكونات التقرير (فهرس).
- مقدمة.
- نص التقرير (عرض البيانات)
- الألقاب.
- ترجمات.
- الترجمات (إن وجدت).
- النهايات
- ملخص التقرير.
- التوصيات.
- المكملات.
